سوف يتم من خلال هذا الملف ذكر بعض الأسئلة الشائعة في البرنامج لعدة أقسام

قسم المحاسبة

1- طريقة تعديل مرجعية حساب فرعي تم اضافته بالخطأ تحت حساب رئيسي ذو مرجعية مختلفة وأثر على التقارير؟

 تتم المعالجة عن طريق تغير الحساب الرئيسي للحساب الفرعي ومن ثم عمل صيانة للحساب بشاشة صيانة الملفات

2- عدم ظهور اسم عميل تم تعريفه تحت الحساب الرئيسي (العملاء) عند البحث في التقارير الخاصة بالعملاء أو عند اضافة فاتورة أجلة؟

يجب التأكيد على تحديد فئة الحساب المخصصة بالعملاء وكذلك بالنسبة للموردين عند البحث عن حساب المورد وأيضا للحسابات النقدية والموظفين

3– طريقة اخفاء بعض الحسابات عن يوزرات محددة؟

عن طريق خانة درجة السرية الموجودة في بطاقة الحساب حيث يمكن الاعتماد عليها لحجب بعض الحسابات عن مستخدم معين مثل حجب حسابات البنوك وذلك من خلال تحديد درجة السرية في ادارة الصلاحيات ويتم حجب هذه الدرجة عن المستخدم مثل تحديد درجة 8 في بطاقة الحساب وتحديد الدرجة في صلاحيات المستخدم من 1←7

4– طريقة ايقاف تفعيل حساب معين أو ظهور رسالة خاصة بالحساب عند تسجيل أي حركة؟

عن طريق تفعيل خانة عدم تفعيل حساب الموجودة في بطاقة الحساب بحيث تظهر رسالة الحساب غير مفعل عند تسجيل حركة معينة على الحساب مع امكانية اضافة ملاحظة خاصة بالحساب تظهر عند استخدام الحساب  

5- امكانية تجاوز الحد الائتماني المحدد في بطاقة حساب معين من قبل مستخدم غير مدير؟

لتحديد حد ائتماني لحساب من الحسابات وعدم تجاوزه يجب تحديد القيمة في البطاقة مع التأكيد على عدم تفعيل خيار تجاوز الحد الائتماني في (ادارة الصلاحيات ← تاب عام) للمستخدم المحدد

6– عدم امكانية التعديل على الرصيد الافتتاحي للحسابات وتعديل الرقم الضريبي للعميل والمورد؟

يمكن اعطاء صلاحية التعديل على الأرصدة الافتتاحية والرقم الضريبي لمستخدم من المستخدمين من خلال ادارة الصلاحيات ← قسم المحاسبة ←البطاقات ←بطاقة حساب ←زر يمين خصائص ← تفعيل خيار تعديل الرصيد الافتتاحي وخيار تعديل الرقم الضريبي

7– عدم امكانية تعريف أصل ثابت أو حساب رئيسي من بطاقة حساب سريعة؟

لا يمكن تعريف الحسابات الرئيسية وحسابات الأصول الثابتة من خلال بطاقة حساب سريعة ويتم فقط عن طريق بطاقة الحساب

8- عدم امكانية اضافة الأرصدة الافتتاحية للأصول الثابتة في القيد الافتتاحي ولا تظهر في شاشة البحث؟

الأرصدة الافتتاحية للأصول الثابتة يتم اضافتها فقط من خلال بطاقة حساب الأصل الثابت نفسه في الجدول الموجود أسف البطاقة ← تاب معلومات عامة وتظهر في القيد الافتتاحي تلقائيا

9– عدم ظهور أرصدة للحسابات الختامية في التقارير؟

التأكيد على اضافة الحسابات الختامية في شاشة خيارات الحسابات ← تاب البضاعة والحسابات

10– طريقة اقفال فترة من الفترات خلال السنة المالية؟

يتم اقفال فترة من الفترات المحاسبية من خلال تفعيل خيار اعتماد الفترات المحاسبية في شاشة خيارات الحسابات ← تاب الاقفال والتوزيع ثم من شاشة الفترات المحاسبية يتم وضع تشيك على الفترة المراد اقفالها مع امكانية فتح الفترة للتعديل عليها بإلغاء الاقفال من نفس الشاشة

11 – عدم ظهور قيم بالأرصدة السابقة في التقارير على الرغم من وجود أرصدة افتتاحية بالقيد الافتتاحي؟

يجب التأكيد على تاريخ الملف والقيد الافتتاحي بحيث يكون تاريخه قبل السنة المالية المحددة بيوم واحد

12 – طريقة اعادة ترقيم الحسابات وترميزها؟

من خلال شاشة تدقيق الحسابات ← ترقيم الحسابات ← تحديد الحسابات المرادة اعادة ترقيمها ← الضغط على ابدأ مع العلم أن هذه الشاشة غير موجود بالنسخ المحدودة

13- ايقاف البرنامج عند عدم تطابق الرمز أو الاسم في شاشة البحث؟

تتم المعالجة من خلال الضغط على خيارات في شاشة البحث والغاء تفعيل خيار البحث عند الضغط على F3 فقط وكذلك الغاء تفعيل خيار ايقاف البرنامج في حال عدم التطابق حتى ضغط F8

14– فروق في مجموع الحسابات الدائنة ومجموع الحسابات المدينة في تقرير الميزانية العمومية؟

لمعرفة أسباب الفروق يجي التأكيد على

• توازن القيد الافتتاحي
• أخذ تقرير الميزانية الاهلاكات من السندات وفي حال تم مطابقة مجموع الحسابات المدينة مع مجموع الحسابات الدائنة تكون المشكلة من الاهلاكات وادخالاتها

15- وجود فروق بالتقارير بين مستخدم ومستخدم أخر؟

من أحد أسباب الفروق بالتقارير بين المستخدمين سرية الحسابات وذلك عند تفعيل خيار تطبيق سرية الحسابات في أسطر تقارير كشوفات الحسابات في شاشة خيارات الحسابات

قسم المستودعات

1– عدم ظهور مجموعة من الأصناف عند مستخدم من المستخدمين؟

عند ربط بطاقة مجموعة الاصناف بمستودع من المستودعات وعدم اعطاء الصلاحية للمستخدم على المستودع المحدد يسبب اخفاء مجموعة الاصناف عن هذا المستخدم

2- طريقة تمنع المستخدمين من الاخراج بالسالب من المستودعات؟

من خلال ادارة الصلاحيات ← قسم المستودعات ←تاب المستودعات ←تفعيل خيار عدم الاخراج بالسالب على المستودع المحدد

3- أسباب مشاكل اعتماد قائمة الجرد وعدم المطابقة مع قائمة الجرد المعتمدة؟

عند اعتماد الجرد يجب التأكيد على عدة نقاط:

• التأكيد على ترحيل كافة الفواتير مستودعيا
• عدم وجود اي حركة ادخال أو اخراج في تاريخ اعتماد الجرد
• في حال وجود عدة وحدات للصنف يجب اختيار نوع قائمة الجرد تجميعي وذلك حتى يتم اعتماد القائمة بالوحدة الرئيسية
• التشيك على تفعيل خيار يؤثر على سعر الكلفة بفاتورة ادخال (تسوية جرودات ناقصة) وذلك لاعتماد السعر الموجود ضمن قائمة الجرد حسب طريقة حساب الكلفة

4– عدم تأثر رصيد حساب الضريبة عند اجراء فواتير ضريبة ذات التأثير المحاسبي؟

التأكيد على ربط حساب الضريبة بنمط الفواتير الضريبية ذات التأثير المحاسبي في تاب الحسابات حتى يتم تجميع قيمة الضريبة في حساب الضريبة

5- عدم حفظ تنسيقات الأعمدة المحددة في الفاتورة بمجرد الخروج منها؟

لحفظ تنسيقات الأعمدة المحددة من خلال زر يمين ← اعدادات الأعمدة ← اختيار الأعمدة المحددة ← ثم زر يمين ← حفظ تنسيقات الجدول

6- طريقة تعريف حساب سريع غير معرف سابقا عند اضافة فاتورة آجلة؟

اضافة اسم العميل ← تظهر شاشة البحث غير معرف ← الضغط على تعريف ← تظهر شاشة بطاقة حساب سريعة ← اختيار الحساب الرئيسي للحساب المعرف ← اضافة

مع امكانية التعديل على بيانات الحساب لاحقا

7- عدم ظهور فاتورة عميل عند السداد بسند قبض من عميل؟

يجب التأكيد على طريقة الدفع الأجلة في الفاتورة المحددة

8 – عدم ظهور مراكز الكلفه المحددة في جدول المواد ضمن القيد المتولد عن الفاتورة؟

يجب تفعيل تولد قيد مركب في نمط الفاتورة المحددة وذلك لظهور مراكز الكلفة المسجلة في جدول المواد ضمن القيد المتولد عن الفاتورة  

9- طريقة ظهور سعر الكلفة بالتقارير المستودعية حسب التاريخ المحدد عند تغير سعر الكلفة من فترة الى أخرى؟

يتم من خلال تفعيل خيار حساب كلفة المادة عند التاريخ المطلوب في شاشة خيارات الحسابات ←تاب الخيارات العامة

عند تفعيل الخيار المذكور تظهر قيمة المخزون حسب الفترة المحددة بينما عند عدم التفعيل يظهر قيمة المخزون حسب أخر سعر للكلفة مع التأكيد عند تفعيل الخيار أو الغاء تفعيله اجراء صيانة ملفات لكلفة المواد من أدوات ←صيانة الملفات ←تدقيق أرصدة المواد والأسعار

10- طريقة معالجة فرق بالكميات المستودعية عند الجرد الفعلي؟

1- فتح قائمة جرد ←اضافة المستودع المراد تعديل الكميات ضمنه ← اضافة الأصناف المحددة مع تحديد الكمية الفعلية الموجودة في المستودع في عامود الكمية مع ملاحظة ظهور الكمية الكمبيوترية (الكمية التي يفترض ان تكون في المستودع) بشكل تلقائي عند اضافة الصنف ←تحديد تاريخ الجرد الفعلي واسم قائمة الجرد ← اضافة

2- اعتماد قوائم الجرد فتح قائمة اعتماد الجرد اليدوي ← اختيار اسم قائمة الجرد المراد اعتمادها ←اختيار المستودع ← اختيار التحديث إما على المواد المجرودة وتكون التسوية فقط على الأصناف الموجودة ضمن قائمة الجرد دون التعديل على كميات بقية الأصناف في المستودع نفسه أوعلى جميع المواد وتكون التسوية على الأصناف الموجودة ضمن قائمة الجرد مع تصفير كميات الأصناف غير المضافة ضمن القائمة نفسها ←اختيار تاريخ الاعتماد اما افتتاحي ويتم التعديل على كميات بضاعة اول المدة أو أرصدة بتاريخ ويتم تحديد تاريخ لانشاء التسويات المطلوبة وذلك لاعتماد الكميات الفعلية بالتاريخ المحدد ← تحديد أنماط التسويات ← تحديث

11- طريقة إدارة عمولات المناديب؟      

• عمولات المناديب

• تحصيلات المناديب

❶ عمولات المناديب:

تفتح هذه الشاشة من قسم المستودعات ⃪ إدارة ⃪ أيقونة عمولات المناديب

• الرمز: يتم توليده بشكل تلقائي من البرنامج مع امكانية التعديل من قبل المستخدم

• نوع المستهدف: تحديد المدة (شهري – ربع سنوي – نصف سنوي – سنوي)

• المستهدف: هو قيمة المستهدف خلال المدة المختارة.

• المندوب: اختيار اسم المندوب المناسب الذي سيتم تطبيق نسب العمولات عليه.

• العمولة على:

    − البيع: وهنا يتم احتساب العمولة على فواتير البيع دون الاهتمام بتحصيل الفاتورة.

  − التحصيل: وهنا يتم احتساب العمولة على الفواتير التي تم تحصيلها فقط.

• طريقة حساب عمولة التحصيل: تتم عن طريق اختيار احدى النمطين

− مبلغ ثابت: تحديد قيمة ثابتة يتم احتسابها في حال تحقيق الهدف. 

− حسب عمر التحصيل: عند اختيار هذا النمط يتم تفعيل شرائح احتساب العمولة        بحسب القيم المدخلة في الجدول المخصص لها.            

• قيمة العمولة في حال تحقيق الهدف: هذا الخيار مرتبط بطريقة حساب عمولة التحصيل عن طريق مبلغ ثابت فقط حيث يتم ادخال نسبة العمولة للمندوب في حال تم تحقيق المستهدف.

• قيمة العمولة في حال عدم تحقيق الهدف: هذا الخيار مرتبط بطريقة حساب عمولة التحصيل عن طريق مبلغ ثابت فقط حيث يتم ادخال نسبة العمولة في حال عدم تحقيق المستهدف.

• جدول الشرائح:

− في حال تحقيق الهدف: جدول يتم ادخال شرائح احتساب نسب عمولة للمندوب وذلك في حال تم تحقيق المستهدف وتحصيل الفواتير خلال المدة والايام المحددة بالشرائح مثال على ذلك: 

من يوم 1 إلى يوم 20 يتم احتساب نسبة 25% للمندوب

من يوم 21 إلى يوم 30 يتم احتساب نسبة 10% للمندوب

− في حال عدم تحقيق الهدف: جدول يتم ادخال شرائح احتساب نسب عمولة للمندوب وذلك في حال عدم تحقيق المستهدف مع احتساب عدد أيام تحصيل الفواتير مثال على ذلك: 

من يوم 1 إلى 20 يتم احتساب نسبة 8% للمندوب

من يوم 21 إلى يوم 30 يتم احتساب نسبة 5% للمندوب

وبعد الانتهاء من ادخال جميع البيانات السابقة يتم ضغط اضافة للمستند 

قبل المتابعة بالشرح سوف نعرض مثال توضيحي لعملية تحصيل المناديب وظهورها في تقرير تحصيلات المناديب:

• يجب التركيز في فاتورة المبيعات على أن تكون طريقة الدفع آجل وربط الفاتورة بإسم المندوب المحدد في مستند عمولات المناديب كما في الصورة

حيث يمكن السداد بسند قبض بسيط يربط مع اسم المندوب المحدد في الفاتورة ومرتبط تلقائي مع الفواتير الآجلة وتظهر نسبة العمولة بشكل مباشر في تقرير تحصيلات المناديب على المبالغ التي تم تحصيلها من قيمة الفاتورة.

ونلاحظ عند السداد من خلال سند قبض عادي يربط مع اسم المندوب في خانة موظف لاتظهر نسبة العمولة في التقرير لذلك يجب فعل الآتي: 

أ – التأكيد على تفعيل خيار امكانية الربط مع السندات المركبة في شاشة خيارات الحسابات في قسم المحاسبة:

ب – فتح شاشة تسديدات فواتيرالعملاء من قسم المستودعات ⃪ أخرى ⃪ تسديدات فواتير العملاء الآجلة

ويتم ربط سند القبض مع الفاتورة من خلال ذكر اسم العميل ثم اختيار سند القبض من ثم تسديد وحفظ

❷ تحصيلات المناديب: 

في هذا التقرير يجب التشيك على تفعيل خيار حساب عمولة التحصيل وتفعيل خيارجلب السندات الغير مرتبطة بفواتير وذلك عند السداد بسندات قبض عادية 

• العرض:
  • تفصيلي: لجلب تفاصيل الفواتير
  • اجمالي: يقوم بجلب الفواتير دون تفاصيل
  • تجميعي: يقوم بتفعيل خيار تجمع ومنه نقوم بإختيار طريقة التجميع (مندوب تحصيل – مندوب مبيعات -… ألخ)

• التحصيل:
  • المحصل: يتم اختيار المحصل لجلب السندات الخاصة به.
  • المشروع: عند ربط السندات بمشروع يمكن الفلترة من خلاله.
  • الفرع: عند ربط السندات بفرع محدد يمكن الفلترة من خلاله.
• فترة التحصيل:
  • شهرية: يقوم البرنامج هنا بفلترة التقرير على الشهر الذي يتم اختياره
  • بين تاريخين: يقوم البرنامج هنا بأخذ تقرير على كامل الفترة من تاريخ إلى تاريخ.
• الفاتورة:

هنا فلترة على الفواتير التي ستظهر في التقرير مثال: جلب فواتير تم ربطها بمندوب معين أو مستودع … إلخ كما يمكن الفلترة على تاريخ الفاتورة أو حالة الفاتورة (مسددة – مستحقة – عمر التحصيل)

⑤ خيارات التقرير: 

يمكن فلترة التقرير على مستوى نمط فواتير معينة أو سندات قبض أو خيارات سنداتالقبض أو خيارات الفواتير

12- عدم ظهور المرفقات بالملف بعد الترصيد وتدوير الحسابات؟

1-فحص ملف الارشيف وانشاء مجلد جديد باسم الداتا الجديدة

2-نسخ الملفات القديمة الى المجلد الجديد

3-التشيك على المرفقات بالملف الجديد

13- عدم القدرة على اضافة المرفقات بيوزر من اليوزرات الفرعية؟

المشكلة بملف الشير حيث يطلب باسورد وتم حلها عن طريق فتح سيرفر وحفظ لبيانات

14- الترصيد؟

يجب قبل البدء بعملية الترصيد وإقفال الحسابات التأكيد على الأمور التالية:

1-التشيك على القيد الافتتاحي بحيث يجي ان يكون متوازن (مجموع الأرصدة المدينة يساوي مجموع الأرصدة الدائنة) مع الضغط على زر اختبار بالقيد الافتتاحي للتأكيد على عدم إضافة حساب ذو مرجعية (مصاريف – مشتريات – مبيعات – إيرادات)

2-التشيك على تقرير ميزان المراجعة والتأكيد على مجموع الأرصدة السابقة ومجموع الأرصدة الحالية يساوي الصفر ومجموع الأرصدة المدينة يساوي مجموع الأرصدة الدائنة

3-التشيك على تقرير الميزانية والتأكيد على مجموع الحسابات المدينة يساوي مجموع الحسابات الدائنة

4-إضافة حساب الاقفال للأرباح والخسائر في حقوق الملكية ضمن دليل الحسابات

5-اجراء نسخة احتياطية

6-فتح شاشة الترصيد من أدوات

• شاشة خيارات عامة: